Als (gedeeltelijk) thuiswerken een blijvertje wordt, 7 belangrijke aandachtspunten

Onderzoeken tonen het alom aan, COVID-19 heeft het thuiswerken meer dan ooit op de agenda geplaatst. En daarmee ook de debatten over pro’s, con’s én de vraag hoe moet het nu verder.

De één stelt dat thuiswerken de norm moet zijn. De ander is sceptisch. Twee stromingen die we sowieso dienen te kanaliseren. Want de waarheid ligt vaak in het midden. Wat je ook kiest, er zijn altijd valkuilen en niets is zonder consequenties. Tijd om alles even op een rij te zetten.

Thuiswerken? Je kon en kan er niet naast kijken

Ongeveer 60% van de actieve bevolking werkte tijdens de crisis voltijds of gedeeltelijk thuis. Daarmee liggen de cijfers van HIP-Consult in lijn met bijv. het onderzoek uitgevoerd door CASS Business School Londen, IESE Business School Barcelona en HR-dienstenverlener SD Worx.

Waar bij de werknemers voordien slechts 5% overwegend of voltijds thuis werkte steeg dat percentage tijdens de crisisperiode spectaculair naar 40%.

Thuiswerken? Heel veel voordelen

Het is een feit, thuiswerken heeft enorm veel voordelen.

Het HIP-Consult onderzoek bij werknemers toont aan dat thuiswerken zeker geen negatieve impact heeft op efficiëntie en productiviteit.

We lezen dat meer thuiswerken een positieve impact kan hebben op de werk-privé balans.

Thuiswerken zal op termijn ook voor de werkgever voordelen bieden. Er kan gerationaliseerd worden op kantoren, infrastructuur, faciliteiten…

En natuurlijk zijn ook de neveneffecten niet te onderschatten: minder files, minder tijdverlies, verbeterde luchtkwaliteit…

Thuiswerken? Geen unanimiteit, niet iedereen staat te springen

HIP-Consult onderzoek (zie blog reboarding) toont aan dat toch een groot deel van de actieve bevolking terug naar de werkplek wil.

Iets minder dan 4 op 10 geeft aan in de toekomst te proberen meer thuis te werken. 50% van de thuiswerkenden gaf aan dat het thuiswerk niet echt een positieve ervaring was (concentratieproblemen, onaangepaste werkplek, onzekerheid, minder voeling met werk en collega’s…)

SD WORX rapporteert dat ongeveer de helft van de werkgevers openstaat voor thuiswerk.

Thuiswerken? Wat nu

Sommige groten en kleinen van deze aarde zijn pleitbezorgers voor thuiswerken. Thuiswerken zou voor hen de norm moeten worden.

Wij zijn ook pro. We moeten er voor blijven gaan. Echter op basis van eigen en andere onderzoeken staan we sceptisch tegenover een onvoorwaardelijk omarmen van het thuiswerken. Er liggen immers een pak valstrikken op ons te wachten als we niet voorzichtig en goed voorbereid zijn.

Daarom schuiven we 7 punten naar voor die kunnen helpen om van thuiswerk een duurzaam succes te maken.

1. Verplicht het niet

2. Vermijd ‘institutionalisering’

3. Zorg voor faciliteiten

4. Maak van thuiswerken geen privilege

5. Gebruik de juiste argumenten

6. Formuleer een duidelijk kader

7. Heb vertrouwen

1. Verplicht het niet

Mensen verschillen en daar moeten we rekening mee houden. Bijv. de extraverten onder ons kwijnen weg, introverten bloeien helemaal open in de stilte van hun eigen kamertje.

Taken verschillen. Sommigen taken doe je veel beter thuis, voor andere taken ben je beter op kantoor, samen met collega’s omringd door specifieke faciliteiten. Dus dwing niemand om plots alles vanuit de thuisbasis aan te pakken.

Elke plek een eigen ambitie. Deze nieuwe realiteit kan een aanzet zijn om de rol en de functie van 'het kantoor' opnieuw te bedenken. Waarom het kantoor niet beginnen beschouwen als een creatief energie café? Een plek waar werknemers samen komen, kunnen opladen, waar ideeën gedeeld worden en inspiratie wordt opgedaan, waar fysiek en mentaal krachten gebundeld worden om dingen te doen bewegen.

2. Vermijd ‘institutionalisering’ en luister

Tracht weg te blijven van een te georganiseerd systeem met allerlei voorschriften en regels.

Een te strakke regelgeving ondermijnt enerzijds vaak het individueel initiatief en het fnuikt het persoonlijk verantwoordelijkheidsgevoel. We zouden er ten alle tijden moeten vanuit gaan dat men op basis van workload, planning, type opdracht… zelf kiest om bepaalde taken thuis of op de werkplek te doen.

Anderzijds zorgen vaste afspraken vaak ook voor een averechts effect, bijv. een vastgelegd aantal dagen per week/maand, vastgelegde dagen. De mogelijkheid/de optie tot thuiswerken kan heel sterk een verworven recht worden dat ten alle tijd afdwingbaar is, wat de professionele situatie om dat moment ook moge zijn.

Bevraag en overleg met de medewerkers. Hoe zien zij het? Welke aanpak stellen zij voor. Afspraken die samen worden gemaakt zijn al vaak meer gedragen en duurzaam gebleken.

3. Zorg voor faciliteiten

Hier zijn twee dimensies van kritisch belang. En pro-activiteit van de werkgever zal zeker lonend zijn.

Functioneel: Een functioneel aspect dat we zeker niet over het hoofd mogen zien, zijn de tools om thuiswerken mogelijk te maken. Ga er nooit vanuit dat het – praktisch – evident is voor elke medewerker om zomaar thuis te werken. Help, ondersteun de medewerker zodat zij/hij efficiënt productief kan zijn.

Focus niet alleen op de thuiswerkplek, zorg ook voor een vlotte ‘verbinding’ met de collega’s, werkvloer…

Voor de werkgever is hier een mogelijke opportuniteit om de besteding van middelen aan infrastructuur, faciliteiten grondig en creatief te herbekijken. Een misschien wel extreem voorbeeld is Het Tuinkantoor maar dergelijke initiatieven doorbreken wel de oude manier van denken, zetten de dingen even op hun kop.

Financieel: Nog voor we vastlopen in frustratie, conflicten en spanning tussen werkgever, werknemers, vakbonden moeten we samen nadenken over hoe de kosten eigen aan het werk (elektriciteit, bureau- en kantoormateriaal, catering enz) en anders volledig gedragen door de werkgever - nu (deels) naar de werknemers toe kunnen gecompenseerd worden.

Samen met de werknemers dienen we hier te zoeken naar een win-win situatie. Een denkoefening waarbij billijkheid, elkaar begrijpen en vertrouwen (zie puntje 7) hopelijk de basisingrediënten zijn.

4. Thuiswerken is geen privilege

Vermijd een aanpak waarin thuiswerken gekoppeld is aan bepaalde randvoorwaarden als bijv. anciënniteit, leeftijd, gezinssituatie, functie... Iedereen moet, vanuit professionele context, evenveel toegang hebben tot thuiswerken.

Geen enkele variabele is zo cruciaal of bepalend binnen de context van thuiswerk dat het (positief) discriminerend zou kunnen en mogen zijn.

Geen enkele werkomgeving is er echt bij gebaat om medewerkers structureel op verschillende manieren te bejegenen.

5. Gebruik de juiste, lees " professionele" argumenten

Als men als werkgever het thuiswerken actief wil promoten, gebruik dan de juiste argumenten. Beklemtoon de professionele voordelen voor de medewerker: efficiëntie, productiviteit, concentratie, rust…

Het op de kinderen kunnen passen, thuis zijn als de loodgieter komt… moeten we echt als positieve consequentie zien én NIET als promotie-argument naar thuiswerk toe. Dit mag immers in wezen niet de hoofdreden zijn om thuis te werken.

Jaren geleden hebben veel werkgevers (en ook de politiek) zwaar ingezet op de werknemer als mens (los van een professionele connectie). Ondersteunende diensten, sporten tijdens kantooruren, kredieturen voor persoonlijke ontwikkeling… De zorg voor de mens stond heel centraal. Nu, jaren later komt iedereen daarvan terug (ook op vraag van de medewerker (HIP-Consult EmpEx 2019). Men probeert de relatie opnieuw zoveel mogelijk te professionaliseren.

Steeds meer werkgevers beseffen en ervaren dat te éénzijdig inzetten op comfort niet rendabel is, te vaak kandidaten voor de verkeerde redenen aantrekt én op termijn mogelijks contraproductief kan werken.

Willen we dat met het thuiswerken de slinger niet volledig doorslaat naar éénzijdig privé voordeel, moeten we nu voorzichtig zijn in het marketen en de positionering van ‘Thuiswerk’

(!! Dit is geen pleidooi voor het verkillen en ontmenselijken van de professionele context. In tegendeel. Ook wij staan voor een warme, respectvolle, veilige en mensgerichte bedrijfscultuur maar steeds met de professionele ambities als uitgangspunt)

6. Formuleer een duidelijk kader

Ook binnen een context die pleit voor vrijheid, flexibiliteit, volwassenheid, verantwoordelijkheid… is een kader levensnoodzakelijk. Medewerkers moeten en willen weten waar naar toe, binnen welk frame ze mogen opereren, wat de finaliteit van hun handelen is, waarop ze gewaardeerd of aangesproken kunnen worden.

Uit vorige onderzoeken (o.a. onze Employee Experience studies) blijkt immers dat betrokkenheid en engagement ook gevoed worden door een duidelijk kader.

(Een kader zorgt voor ook deels voor zingeving, maakt het mogelijk zijn eigen professionele relevantie binnen het bedrijf te kunnen duiden).

Dit overstijgt natuurlijk het debat van de werkplek. Verlies dus geen tijd om puur i.f.v. thuiswerken KPI’s te formuleren, maar doe het gewoon voor de job, de opdracht… op zich.

7. Heb vertrouwen

En last but not least, vertrouw uw medewerkers, wees positief en optimistisch. Trek je vooral op aan alle positieve cases (die zijn sowieso altijd in meerderheid) en verlies geen energie aan destructieve krachten. Gaan er mensen in de fout spreek de medewerker persoonlijk aan en verhef zijn/haar professionele onvolwassenheid niet tot norm voor iedereen.

HIP-Consult, het HR Analyse- en Inspiratiebureau, voerde tussen 14 en 27 mei 2020 een representatief onderzoek uit bij een staal van de werkende bevolking in België. De steekproef is representatief op taal, geslacht en leeftijd.

Wil je meer informatie over onze marktstudie Werken in tijden van Corona laat van je horen. Wil je verder nadenken over de uitdagingen van Thuiswerken binnen jouw onderneming geef ons zeker een seintje.